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暨南专栏
企业人力资源 管理系统导入评估
企业人力资源
管理系统导入评估
文 ◆ 国立暨南国际大学 新兴产业策略与发展博士生 江书莹
人力资源的角色在企业经营中越来越重要，由于信息科技进步，企业的运作与管理方式都受到影响，对于人力资源管理部门来说，导入管理系统通常可分为人力资源发展(Human Resource Development, HRD)，含招募甄选、教育训练、绩效管理、职能管理及组织发展，及人力资源规划(Human Resource Management, HRM)，含人事数据管理、出勤请假管理、薪资发放奖金计算等系统模块。企业倾向藉由信息系统导入来进行管理，以期带来组织变革、提升组织绩效、创造竞争优势。
实际上，导入一套系统前中后都需要常常与员工沟通，因为员工是将数据登打进系统的主要执行者，在此以人事出勤及薪资计算为主，探讨建置人力资源管理系统的导入重点。企业在评估导入系统以简化人事作业人工成本时，可就以下几个面向讨论：
● 管理人事出勤日常作业费时：考虑公司内的排班、轮班状况复杂程度、员工出差频率、是否常需要人工比对确认员工出勤(请假、加班)状况、或仰赖纸本记录所有的变动等。
● 薪资奖金制度复杂：是否使用传统方式计算薪资(例如EXCEL)、核发奖金前常常需要多次检查、薪资计算出错率高等。
● 公司营运要成长，既有方式是否能跟上脚步：纸本作业流程是否费时费力、预测分析功能不够强等。
在选择系统时，可考虑以下几个面向：
● 系统信息安全
● 系统操作是否复杂：包含产品是客制化或是标准化、系统功能复杂程度、是否能符合公司制度使用、系统功能是否能可针对不同情形设定并灵活运用、能否与其他系统整合资源等。
● 系统维护的便利性：法令变更时，系统商是否可以快速因应、薪资计算及申报是否方便有效等。
● 操作者友善程度：服务人员是否能够真的协助使用者快速上手，缩短导入期。
● 系统厂商的专业程度：系统是否能够高度客制化、系统商的系统导入服务人员其服务及专业程度等。
● 系统是否具弹性及便利性：报表是否能灵活产出、数据数据分析及应用能力。
人事资料要能建置完整、详细且正确的纪录变动，例如现代人会更名、换手机号码、紧急联系人信息更新等，而出勤管理看似简单，但这几年政府法令对于工时及例假休假等改变，时常让企业的管理规则必须跟着改变，系统导入所需成本很高，导入期间亦会受到公司制度流程的复杂程度影响，再受COVID-19疫情影响冲击，许多上班工时及请假假别变化性大，像是「防疫照顾假」、「防疫隔离假」、「分流上班」、「居家工作」、或是放「无薪假」等状况，皆成为推动管理系统上，企业会考虑的要点。除了完整忠实纪录出勤数据，有些企业也有不同计薪方式，计算员工薪资可依个别需求异动及调整，节省人力资源人员在不同薪资周期间的换算时间，还须完整保存薪资异动调薪纪录，随时可查薪资历史数据，因此建置出勤及薪资计算系统可以为企业带来哪些效益，本就应该认真严肃的计算让系统导入时可以更加顺利。
想象一个场景，人资专员与系统导入的顾问师在办公室里，讨论着公司的出勤及薪资计算的制度与流程，也许是工作内容很琐碎，也或许是系统功能复杂，承办人说：「公司为什么要导入这个系统？工作就已经很繁复，如果要增加这么多工作，甚么时候才能在正常时间下班？系统看起来就很麻烦，能不能由别人做？我的工作会不会被系统取代，我就没有工作了⋯」。遇到缺乏信心的承办人，对于要增加的工作很是惧怕，也不明白为什么公司要导入系统，而在过往的经验中，得以会发现越缺乏与员工沟通及理解员工想法的公司，在推导系统上失败的机率就越高，毕竟大多数的员工不喜欢超出既定的范围，也不明白导入系统之后对他们在工作上的效益。
一个组织运作一段时间后，会产生组织惯性，依循既有的习惯及经验运作，容易保持现状抗拒改变。组织的惯性大略可以分为三个种类：工作方式的惯性、文化的惯性与由外部资源引起的惯性，而当要导入系统时，就是一种新的元素要注入公司营运，对于这样的改变，在过去经验、权力结构、组织文化等，员工偏好倾向不改变，担心行动会造成损失或不便就可能选择不采取行动，而另一方面，组织习惯拥有相关的作业规则、步骤，因长期习惯的标准化作业，员工不断重复执行，这样的惯性也将员工的调适的能力束缚住，组织人员也容易为其个人利益及本位主义，与他人发生冲突、不合作的现象，对于不熟悉的工作会采取保守的方式执行，因此企业平时应建立员工的对于改变的认知，并训练相关技能，才能使企业导入人力资源管理系统更加顺利。
从多年的辅导系统导入经验中观察，发现能够将系统正式上线的企业大多数都拥有高阶主管的肯定与支持，以及信息部门的支持，而系统所提供的信息也能协助企业妥善安排人力，且符合劳基法及其他相关规定。不同规模的企业，管理的复杂度也各不相同，因此决策管理者在选择哪一种系统时，必须考虑自己公司的状态，让系统导入后可发挥其价值，才不至于导入一个不符合需求也没有提升工作效率的系统，成了花钱找麻烦的头痛问题。
